אנשי יחסי ציבור, בשונה ממקצועות אחרים, נמצאים במלכוד. מצד אחד הם צריכים להוציא את המיטב מהלקוחות שלהם, מצד שני, הם לא יכולים לאנוס את העיתונאי לפרסם את הידיעה שהעביר לו.

הכללים הבאים הופיע באתר Marketing VOX והותאמו על ידי על מנת שיהיו יותר רלוונטיים לשוק המקומי.

1.  האם זה באמת חדשות?

שימו עצמכם במקומו של העיתונאי, האם הוא באמת ירצה לכתוב על אירועים מינוריים וחסרי חשיבות? סביר להניח שלא, לכן תנו לו ידיעות עם ערך אמיתי שיעניינו אתכם אם הייתם קוראי העיתון.

2. כותרת לוכדת את הקורא

אתם לא נמצאים לבד בתיבת המייל של העיתונאי. כמוכם יש עוד עשרות מהם הוא יכול לבחור. כדי להבליט את המייל שלך מאחרים נסח כותרת שתמשוך את העין אבל גם תכיל את המידע הנדרש כדי להבין מה יש בתוכן המייל.

3. צור תוכן הניתן לסריקה

תוכן המנוסח בפסקאות, מופרד בכותרות מובלטות וכתוב בנקודות מאפשר "לרוץ" על הטקסט ומכוון את העין לליבת התוכן.

4. ויז'ואל

הוספת תמונה לגוף הטקסט או אפילו כמסך מצורף מכניסה את הנמען לאוירת המוצר ומפיחה חיים בטקסט.

5. צטט, אבל בזהירות

בקומוניקטים נוטים להוסיף ציטוט שאמור לתת אסמכתא לטקסט, אבל זה יכול לפעול כחרב פיפיות. ציטוט מוגזם שאינו תואם את השפה של העיתון ישאיר את הידיעה בחוץ.

מיילים הם כלי התקשורת המועדף בניהול לקוחות כשצריך לטפל בעניינים יומיים קטנים. עם זאת, עדיין צריך לשמור על כללים מסוימים על מנת שלא לפגוע בתדמית שלך מול הלקוח. הכללים הבאים יעזרו לכם לשמור על יחסי ספק-לקוח תקינים.

1. עיצוב הטקסט- אין צורך להשתמש ביותר מסוג אחד של פונט וביותר מצבע אחד, עדיפות לשחור או כחול כהה. טקסט צבעוני בגדלים וצורות שונות מעיק על העין ודורש להשקיע זמן בלעכל את מה שנמצא מולך כשבסך הכל אתה רוצה לקרוא טקסט תכליתי.

2. Short & Simple- מייל היא צורה להתקשרות מהירה ולא מחייבת. אי אפשר להרחיב יותר מדי במילים כי הצד השני לא מצפה למגילה. הוא רוצה להגיע לפואנטה וכמה שיותר מהר. בשביל הרחבות תרים אליו טלפון.

3. שליחה בתפוצה רחבה- לעולם אל תתנו לנמענים לראות את כל רשימת הנמענים. מעבר לחשיפה של המייל של הנמען שלך שלא תמיד רוצה שידעו אותו, יש דברים שנעים יותר לדעת שקבלת אותם באופן בלעדי.

4. ג'אנק מייל- אל תעביר ללקוח ג'אנק מייל שקיבלת, גם אם נראה לך שהוא יוכל לעשות בו שימוש אישי. אותו דבר תקף למצגות של המקומות הכי מדהימים בעולם, בדיחות וכו'. מצד שני, ג'אנק של מתחרים של הלקוח שלך תמיד כדאי לשלוח. זה נותן תחושה ללקוח שהוא מקבל ממך שירות מסביב לשעון.

5. מענה למייל זועם מלקוח- לעולם אל תענה מיד למייל זועם מלקוח. סביר להניח שיצא לך משהו שתצטער עליו מאוחר יותר. קח שעה לעניינים להרגע ואז תשלח מייל, למרות שיש מקרים ששיחת טלפון מפייסת עדיפה.

6 . ניסוח ואיות- אם יש דבר שמעיד על חוסר רצינות אלו שגיאות כתיב וניסוח קלוקל. אף אחד לא אוהב לקרוא טקסט ברמה נמוכה. אם אתה יודע שאתה עלול לעשות שגיאות כתיב תן למישהו שיעשה לך הגהה.